Voici un des aspects les plus difficiles à gérer pour plusieurs propriétaires d'entreprises. Et c'est normal,
puisque peu de propriétaires ont une formation en comptabilité ou en finance lorsqu'ils démarrent leur
entreprise.
Une formation de base en tenue de livres est quand même souhaitable afin que vous puissiez comprendre ce qui se passe dans vos finances. De plus, si vos livres comptables sont bien tenus, vous diminuerez d'autant le travail de votre comptable externe et par le fait même, sa facture.
Nous allons procéder en vous présentant quelques points à surveiller pour vous assurer d'une saine gestion financière.
Le système comptable
La tenue de livres vous permet d'amasser les données financières sur votre entreprise. Elle doit être simple mais efficace.
Nous n'avons pas l'intention de vous donner un cours de tenue de livres mais, comme mentionné précédemment, nous vous suggérons fortement d'aller en suivre un.
Nous vous conseillons d'implanter un logiciel comptable dans votre entreprise qui vous permettra de gérer efficacement :
• Les données comptables (transactions).
• Les comptes clients.
• Les comptes fournisseurs.
• Les salaires (si vous avez plusieurs employés).
Il existe plusieurs logiciels comptable sur le marché. Votre comptable pourra vous conseiller sur un sytème comptable adapté à vos besoins.
À la fin de votre année financière, votre comptable externe vous produira des états financiers qui vous donneront une bonne image de votre entreprise et de sa performance.
puisque peu de propriétaires ont une formation en comptabilité ou en finance lorsqu'ils démarrent leur
entreprise.
Une formation de base en tenue de livres est quand même souhaitable afin que vous puissiez comprendre ce qui se passe dans vos finances. De plus, si vos livres comptables sont bien tenus, vous diminuerez d'autant le travail de votre comptable externe et par le fait même, sa facture.
Nous allons procéder en vous présentant quelques points à surveiller pour vous assurer d'une saine gestion financière.
Le système comptable
La tenue de livres vous permet d'amasser les données financières sur votre entreprise. Elle doit être simple mais efficace.
Nous n'avons pas l'intention de vous donner un cours de tenue de livres mais, comme mentionné précédemment, nous vous suggérons fortement d'aller en suivre un.
Nous vous conseillons d'implanter un logiciel comptable dans votre entreprise qui vous permettra de gérer efficacement :
• Les données comptables (transactions).
• Les comptes clients.
• Les comptes fournisseurs.
• Les salaires (si vous avez plusieurs employés).
Il existe plusieurs logiciels comptable sur le marché. Votre comptable pourra vous conseiller sur un sytème comptable adapté à vos besoins.
À la fin de votre année financière, votre comptable externe vous produira des états financiers qui vous donneront une bonne image de votre entreprise et de sa performance.
Pour une gestion efficace
La gestion financière et comptable
La rentabilité versus la liquidité
Avec les états financiers, vous pouvez rapidement voir si votre entreprise a fait des profits en regardant
la dernière ligne de l'état des résultats ou état des revenus et dépenses, c'est-à-dire le bénéfice net.
Cependant, vous ne devez pas vous arrêter là. Ceci ne vous donne qu'un aperçu de vos résultats; vous pouvez très bien faire des profits et vous retrouver en difficulté parce que vous n'avez pas assez de fonds de roulement, de liquidité.
Il faut faire la distinction entre rentabilité et liquidité. La rentabilité correspond à des profits, la liquidité à des dollars. Vous ne payez pas vos comptes avec des profits mais avec des dollars.
Pour mesurer votre degré de liquidité, il existe un ratio que l'on calcule à partir du bilan de votre entreprise. C'est le ratio du fonds de roulement.
Ratio du fonds de roulement = Actif à court terme
Passif à court terme
L'actif à court terme se compose d'argent comptant et d'avoirs convertibles rapidement en argent, c'est-à-dire que vous pouvez changer en argent en moins d'un an. Le passif à court terme représente des dettes qui doivent être réglées dans un délai rapproché, un an au maximum.
Donc, si vous avez un ratio plus petit que 1, cela signifie que si vous devez payer vos dettes à court terme aujourd'hui, vous n'aurez pas assez d'argent pour le faire. Il faut résoudre ce problème rapidement.
Si vous avez un ratio plus grand que 1, vous êtes généralement dans une bonne situation si vos stocks sont liquidables rapidement ou s'ils ne sont pas trop élevés, car ce sont les actifs les plus difficiles à convertir en argent comptant. Souvent, lorsque les agents de crédit calculent votre taux de liquidité, ils ne considéreront pas vos inventaires et se serviront du ratio de liquidité.
Ratio de liquidité = Actif à court terme - stock
Passif à court terme
Il est donc essentiel de bien gérer aussi vos stocks, car c'est dans ce poste que la majeure partie de vos fonds sont gelés. Avec l'expérience, vous saurez la quantité dont vous avez besoin et quand commander.
Pour terminer avec le ratio de fonds de roulement, une dernière recommandation: ne visez pas un ratio trop élevé. Si vous avez un ratio plus grand que 3, cela peut signifier que vous avez de l'argent qui dort dans un compte courant alors qu'il pourrait être placé de façon plus rentable ou que vos stocks sont trop élevés. Vous risquez de passer pour une personne qui gère mal ses avoirs.
Bien sûr, cela peut aussi signifier que vous n'avez pas beaucoup de passif à court terme, entre autres, de comptes-fournisseurs. Ce qui est très bien.
Comme vous pouvez le constater, il y a plus d'une raison pour un seul résultat. C'est à vous d'analyser ce résultat, de trouver le pourquoi de tel ratio et de corriger la situation si nécessaire.
Avec les états financiers, vous pouvez rapidement voir si votre entreprise a fait des profits en regardant
la dernière ligne de l'état des résultats ou état des revenus et dépenses, c'est-à-dire le bénéfice net.
Cependant, vous ne devez pas vous arrêter là. Ceci ne vous donne qu'un aperçu de vos résultats; vous pouvez très bien faire des profits et vous retrouver en difficulté parce que vous n'avez pas assez de fonds de roulement, de liquidité.
Il faut faire la distinction entre rentabilité et liquidité. La rentabilité correspond à des profits, la liquidité à des dollars. Vous ne payez pas vos comptes avec des profits mais avec des dollars.
Pour mesurer votre degré de liquidité, il existe un ratio que l'on calcule à partir du bilan de votre entreprise. C'est le ratio du fonds de roulement.
Ratio du fonds de roulement = Actif à court terme
Passif à court terme
L'actif à court terme se compose d'argent comptant et d'avoirs convertibles rapidement en argent, c'est-à-dire que vous pouvez changer en argent en moins d'un an. Le passif à court terme représente des dettes qui doivent être réglées dans un délai rapproché, un an au maximum.
Donc, si vous avez un ratio plus petit que 1, cela signifie que si vous devez payer vos dettes à court terme aujourd'hui, vous n'aurez pas assez d'argent pour le faire. Il faut résoudre ce problème rapidement.
Si vous avez un ratio plus grand que 1, vous êtes généralement dans une bonne situation si vos stocks sont liquidables rapidement ou s'ils ne sont pas trop élevés, car ce sont les actifs les plus difficiles à convertir en argent comptant. Souvent, lorsque les agents de crédit calculent votre taux de liquidité, ils ne considéreront pas vos inventaires et se serviront du ratio de liquidité.
Ratio de liquidité = Actif à court terme - stock
Passif à court terme
Il est donc essentiel de bien gérer aussi vos stocks, car c'est dans ce poste que la majeure partie de vos fonds sont gelés. Avec l'expérience, vous saurez la quantité dont vous avez besoin et quand commander.
Pour terminer avec le ratio de fonds de roulement, une dernière recommandation: ne visez pas un ratio trop élevé. Si vous avez un ratio plus grand que 3, cela peut signifier que vous avez de l'argent qui dort dans un compte courant alors qu'il pourrait être placé de façon plus rentable ou que vos stocks sont trop élevés. Vous risquez de passer pour une personne qui gère mal ses avoirs.
Bien sûr, cela peut aussi signifier que vous n'avez pas beaucoup de passif à court terme, entre autres, de comptes-fournisseurs. Ce qui est très bien.
Comme vous pouvez le constater, il y a plus d'une raison pour un seul résultat. C'est à vous d'analyser ce résultat, de trouver le pourquoi de tel ratio et de corriger la situation si nécessaire.
Les compte à payer et à recevoir
Voici deux postes à suivre attentivement.
Les comptes à payer ou comptes-fournisseurs deviennent comme des emprunts à court terme pour vous lorsqu'ils ne sont pas payés. Dépendant de la politique de crédit de vos fournisseurs (normalement 2/10, n/30 soit 2% d'escompte si vous payez avant dix jours, sinon le net avant 30 jours), vous devez calculer ce qui est le plus payant pour vous selon votre situation financière.
Vous pouvez profiter de l'escompte de 2% si vous avez assez de fonds pour payer rapidement ou vous servir du "prêt sans intérêts" que vous offre votre fournisseur pendant trente jours.
Il peut arriver que certains fournisseurs vous demandent de payer comptant à la livraison. C'est d'usage normal lorsqu'ils font affaire avec de nouvelles entreprises car c'est la seule façon qu'ils ont de s'assurer d'être payés. Par contre, lorsque vous avez prouvé à votre fournisseur que votre entreprise fonctionne bien, n'hésitez pas à négocier pour qu'il vous offre un crédit d'au moins trente jours.
Pour ce qui est des comptes à recevoir ou comptes-clients, l'objectif est d'en avoir le moins possible. Il est très difficile de ne pas offrir le choix de cartes de crédit lorsque vous avez un commerce à moins de ne vendre que de très petits montants (par exemple, une tabagie). Pour ce qui est des services, plusieurs doivent offrir la possibilité de payer avec un délai (ex: services comptables ou informatiques) ou en plusieurs versements (ex: consultant).
L'essentiel est d'avoir une politique de crédit claire et connue de vos clients.
Ne laissez pas traîner les comptes des clients qui sont en retard. Des propriétaires de commerce se disent gênés d'appeler les gens qui leur doivent de l'argent. Mais ils se rendent vite compte qu'ils perdent beaucoup en agissant de la sorte et qu'en fin de compte, cet argent leur appartient!
Voici deux postes à suivre attentivement.
Les comptes à payer ou comptes-fournisseurs deviennent comme des emprunts à court terme pour vous lorsqu'ils ne sont pas payés. Dépendant de la politique de crédit de vos fournisseurs (normalement 2/10, n/30 soit 2% d'escompte si vous payez avant dix jours, sinon le net avant 30 jours), vous devez calculer ce qui est le plus payant pour vous selon votre situation financière.
Vous pouvez profiter de l'escompte de 2% si vous avez assez de fonds pour payer rapidement ou vous servir du "prêt sans intérêts" que vous offre votre fournisseur pendant trente jours.
Il peut arriver que certains fournisseurs vous demandent de payer comptant à la livraison. C'est d'usage normal lorsqu'ils font affaire avec de nouvelles entreprises car c'est la seule façon qu'ils ont de s'assurer d'être payés. Par contre, lorsque vous avez prouvé à votre fournisseur que votre entreprise fonctionne bien, n'hésitez pas à négocier pour qu'il vous offre un crédit d'au moins trente jours.
Pour ce qui est des comptes à recevoir ou comptes-clients, l'objectif est d'en avoir le moins possible. Il est très difficile de ne pas offrir le choix de cartes de crédit lorsque vous avez un commerce à moins de ne vendre que de très petits montants (par exemple, une tabagie). Pour ce qui est des services, plusieurs doivent offrir la possibilité de payer avec un délai (ex: services comptables ou informatiques) ou en plusieurs versements (ex: consultant).
L'essentiel est d'avoir une politique de crédit claire et connue de vos clients.
Ne laissez pas traîner les comptes des clients qui sont en retard. Des propriétaires de commerce se disent gênés d'appeler les gens qui leur doivent de l'argent. Mais ils se rendent vite compte qu'ils perdent beaucoup en agissant de la sorte et qu'en fin de compte, cet argent leur appartient!
L'encaisse
La gestion de votre encaisse doit se faire quotidiennement. Vous devez toujours vous assurer d'avoir
les fonds pour couvrir les chèques et les prélèvements qui doivent être faits, comme pour vos comptes
personnels. N'oubliez pas votre marge de crédit lors de vos calculs et surtout, utilisez-la à bon escient.
Il n'est pas nécessaire, cependant, de laisser dormir des sommes trop importantes dans votre compte courant. Placez-les dans un compte d'épargne à court terme qui est plus payant.
Vous devez faire une conciliation bancaire mensuellement pour vous assurer'que vos livres (caisse/déboursés) balancent avec la réalité. C'est très simple lorsqu'on le sait et c'est capital pour la bonne gestion de votre entreprise.
Solde de votre compte à la banque ou à la caisse
+ Dépôts en circulation *
- Chèques en circulation
= Solde de l'encaisse inscrit dans vos livres
Si ce montant n'est pas le même que celui inscrit à vos livres, vous devrez vérifier :
• si vous n'avez pas oublié d'inscrire un chèque ou un dépôt.
• si la caisse ou la banque vous a chargé des frais que vous n'avez pas inscrits dans vos livres.
• si un montant a été mal inscrit dans vos livres.
Cette conciliation mensuelle permet de suivre de près vos recettes et vos déboursés et par le fait même, de maximiser vos argents.
* En circulation signifie que vous les avez faits, qu'ils sont inscrits dans vos livres mais qu'ils ne sont pas encore passés dans votre compte à la caisse ou à la banque.
La gestion de votre encaisse doit se faire quotidiennement. Vous devez toujours vous assurer d'avoir
les fonds pour couvrir les chèques et les prélèvements qui doivent être faits, comme pour vos comptes
personnels. N'oubliez pas votre marge de crédit lors de vos calculs et surtout, utilisez-la à bon escient.
Il n'est pas nécessaire, cependant, de laisser dormir des sommes trop importantes dans votre compte courant. Placez-les dans un compte d'épargne à court terme qui est plus payant.
Vous devez faire une conciliation bancaire mensuellement pour vous assurer'que vos livres (caisse/déboursés) balancent avec la réalité. C'est très simple lorsqu'on le sait et c'est capital pour la bonne gestion de votre entreprise.
Solde de votre compte à la banque ou à la caisse
+ Dépôts en circulation *
- Chèques en circulation
= Solde de l'encaisse inscrit dans vos livres
Si ce montant n'est pas le même que celui inscrit à vos livres, vous devrez vérifier :
• si vous n'avez pas oublié d'inscrire un chèque ou un dépôt.
• si la caisse ou la banque vous a chargé des frais que vous n'avez pas inscrits dans vos livres.
• si un montant a été mal inscrit dans vos livres.
Cette conciliation mensuelle permet de suivre de près vos recettes et vos déboursés et par le fait même, de maximiser vos argents.
* En circulation signifie que vous les avez faits, qu'ils sont inscrits dans vos livres mais qu'ils ne sont pas encore passés dans votre compte à la caisse ou à la banque.
Le niveau d'endettement
Tout propriétaire rêve d'avoir son entreprise bien à lui, sans aucune dette. Cette situation est très rare
mais vous pouvez quand même viser d'en avoir le moins possible. L'essentiel est de ne pas vous
retrouver avec trop de dettes car les créanciers deviennent nerveux dans cette situation.
Il existe un ratio qui vous donne une bonne idée de votre situation, le ratio d'endettement.
Ratio d'endettement = Passif à court terme + Passif à long terme
Avoir des actionnaires ou propriétaires
Si vous avez un ratio plus élevé que 1, cela signifie que vous avez plus de dettes que de biens qui vous appartiennent. La situation doit être regardée de près et vous devrez voir à diminuer le fardeau de la dette, les paiements d'intérêts pouvant devenir très lourds.
Si votre ratio est plus petit que 1, votre situation est très vivable car même si tous vos créanciers rappelaient leurs prêts, il vous resterait encore des biens. Mais ne vous en faites pas, vos créanciers ne rappelleront pas leurs prêts, à moins que vous ne soyez dans une très, très mauvaise situation financière.
Une petite information sur les prêts: si votre situation financière est très bonne, que votre entreprise va très bien, n'hésitez pas à renégocier vos prêts en votre faveur. Augmentez votre plafond de marge de crédit (même si vous n'en avez pas besoin pour le moment, on ne sait jamais) et même faites enlever certaines garanties que votre agent de crédit a exigées lors du démarrage de votre entreprise, surtout les garanties personnelles telles que votre maison, la signature d'un parent ou conjoint, etc.
N'oubliez pas que les gérants de caisse ou de banque sont toujours plus prêts à vous prêter un parapluie lorsqu'il fait soleil que lorsqu'il pleut.
Tout propriétaire rêve d'avoir son entreprise bien à lui, sans aucune dette. Cette situation est très rare
mais vous pouvez quand même viser d'en avoir le moins possible. L'essentiel est de ne pas vous
retrouver avec trop de dettes car les créanciers deviennent nerveux dans cette situation.
Il existe un ratio qui vous donne une bonne idée de votre situation, le ratio d'endettement.
Ratio d'endettement = Passif à court terme + Passif à long terme
Avoir des actionnaires ou propriétaires
Si vous avez un ratio plus élevé que 1, cela signifie que vous avez plus de dettes que de biens qui vous appartiennent. La situation doit être regardée de près et vous devrez voir à diminuer le fardeau de la dette, les paiements d'intérêts pouvant devenir très lourds.
Si votre ratio est plus petit que 1, votre situation est très vivable car même si tous vos créanciers rappelaient leurs prêts, il vous resterait encore des biens. Mais ne vous en faites pas, vos créanciers ne rappelleront pas leurs prêts, à moins que vous ne soyez dans une très, très mauvaise situation financière.
Une petite information sur les prêts: si votre situation financière est très bonne, que votre entreprise va très bien, n'hésitez pas à renégocier vos prêts en votre faveur. Augmentez votre plafond de marge de crédit (même si vous n'en avez pas besoin pour le moment, on ne sait jamais) et même faites enlever certaines garanties que votre agent de crédit a exigées lors du démarrage de votre entreprise, surtout les garanties personnelles telles que votre maison, la signature d'un parent ou conjoint, etc.
N'oubliez pas que les gérants de caisse ou de banque sont toujours plus prêts à vous prêter un parapluie lorsqu'il fait soleil que lorsqu'il pleut.
Les bénéfices
Comme mentionné précédemment, pour savoir si vous faites des profits ou bénéfices, vous n'avez qu'à
regarder la dernière ligne de l'état des résultats (revenus et dépenses).
S'il est négatif, vous devrez regarder ce qui s'est passé dans chacun des comptes, trouver lequel a été plus élevé que prévu et pourquoi. Comparez vos objectifs de ventes avec ce que vous avez réalisé, la réponse est peut-être là.
Si votre bénéfice net est positif, tant mieux. Mais vous devez aller plus loin. Premièrement, est-il aussi élevé que vous l'aviez prévu ? Sinon, vérifier pour quelles raisons afin de corriger la situation pour l'année suivante, si possible.
Deuxièmement, est-ce que votre bénéfice net a augmenté comparativement aux années précédentes ? Pour répondre à cette question, vous devez vous servir du ratio de bénéfice net qui met en relation le bénéfice net d'une année avec les ventes s'y rapportant.
Ratio du bénéfice net = Bénéfice net
(Marge bénéficiaire nette) Ventes totales
Comme vous le remarquez, il existe beaucoup d'outils de travail pour la gestion financière de votre entreprise. Nous n'avons vu ici que quelques éléments de base pour mieux gérer et surtout comprendre ce qui se passe dans votre entreprise en terme de chiffres.
Si cela vous passionne, vous pouvez toujours suivre un cours de comptabilité ou de gestion financière mais ce n'est pas essentiel pour gérer votre entreprise. Il existe aussi sur internet des sites spécialisés traitant de l'analyse des états financiers. Ces sites expliquent les états financiers et certains ratios. Tapez sur Google "Comment lire les états financiers".
Comme mentionné précédemment, pour savoir si vous faites des profits ou bénéfices, vous n'avez qu'à
regarder la dernière ligne de l'état des résultats (revenus et dépenses).
S'il est négatif, vous devrez regarder ce qui s'est passé dans chacun des comptes, trouver lequel a été plus élevé que prévu et pourquoi. Comparez vos objectifs de ventes avec ce que vous avez réalisé, la réponse est peut-être là.
Si votre bénéfice net est positif, tant mieux. Mais vous devez aller plus loin. Premièrement, est-il aussi élevé que vous l'aviez prévu ? Sinon, vérifier pour quelles raisons afin de corriger la situation pour l'année suivante, si possible.
Deuxièmement, est-ce que votre bénéfice net a augmenté comparativement aux années précédentes ? Pour répondre à cette question, vous devez vous servir du ratio de bénéfice net qui met en relation le bénéfice net d'une année avec les ventes s'y rapportant.
Ratio du bénéfice net = Bénéfice net
(Marge bénéficiaire nette) Ventes totales
Comme vous le remarquez, il existe beaucoup d'outils de travail pour la gestion financière de votre entreprise. Nous n'avons vu ici que quelques éléments de base pour mieux gérer et surtout comprendre ce qui se passe dans votre entreprise en terme de chiffres.
Si cela vous passionne, vous pouvez toujours suivre un cours de comptabilité ou de gestion financière mais ce n'est pas essentiel pour gérer votre entreprise. Il existe aussi sur internet des sites spécialisés traitant de l'analyse des états financiers. Ces sites expliquent les états financiers et certains ratios. Tapez sur Google "Comment lire les états financiers".
